Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy. Jest to niezbędne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracowników i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Warto zaznaczyć, że lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy. Jak powinna wyglądać prawidłowo prowadzona ewidencja ?
Wymagania prawne
Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), ewidencja czasu pracy musi być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika. Dokument ten jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzenia.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy muszą znaleźć się następujące informacje:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczba godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułów ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, dozwolonych w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Uproszczona ewidencja czasu pracy
Uproszczona ewidencja czasu pracy dotyczy pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej. W takich przypadkach pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy, ale nadal musi wykazywać dni wolne, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz nieobecności.
Jak wypełnić ewidencję czasu pracy?
Wypełnianie ewidencji czasu pracy może być ułatwione dzięki powszechnie stosowanym skrótom. Chociaż nie ma uniwersalnie określonych symboli obowiązujących we wzorze karty ewidencji czasu, z czasem wykształcił się zestaw najpopularniejszych i najczęściej używanych skrótów. Te skróty ułatwiają dokumentowanie przepracowanych godzin i innych istotnych informacji w ewidencji czasu pracy.
Najczęściej stosowane oznaczenia w karcie czasu pracy:
Zwolnienia od pracy w ewidencji czasu pracy
- BL — badania lekarskie
- SB — szkolenie BHP
- PP — na poszukiwanie pracy
- OP — opieka nad zdrowym dzieckiem
- UO — urlop okolicznościowy
- ZW — zwolnienie na wezwanie organów państwowych
- ZB — zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań
- ZO — zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
- SW — służba wojskowa.
Usprawiedliwione nieobecności w ewidencji czasu pracy
- CH — chorobowe
- CD — chorobowe (opieka nad chorym dzieckiem)
- CR — chorobowe (opieka nad chorym członkiem rodziny)
- UW — urlop wypoczynkowy
- UB — urlop bezpłatny
- UŻ — urlop na żądanie
- UZ — urlop zaległy
- UM — urlop macierzyński
- UR — urlop rodzicielski
- WY — urlop wychowawczy
- UJ — urlop ojcowski
- UD — urlop dodatkowy
- US — urlop szkoleniowy
- WP — wyjście prywatne
- NP — nieobecność usprawiedliwiona płatna.
Dni wolne od pracy w ewidencji czasu pracy
- S — sobota
- N — niedziela
- Ś — święto
- WS — dzień wolny za pracę w sobotę
- WN — dzień wolny za pracę w niedziele
- WŚ — dzień wolny za pracę w święto
- W5 — dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
- WD — dzień wolny za późny powrót z delegacji
- WK — dzień wolny za oddanie krwi
- WH — dzień wolny harmonogramowy.
Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy
Pracodawca ma możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku wyboru formy papierowej, dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Natomiast jeśli zdecyduje się na ewidencję elektroniczną, musi ona spełniać wymagania określone w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej.
Miesięczna ewidencja czasu pracy
Przepisy prawa pracy nie precyzują, czy ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona miesięcznie czy rocznie. Jednak nakazują prowadzenie jej na bieżąco i wymagają, aby była aktualizowana co najmniej raz w miesiącu, aby poprawnie obliczyć i wypłacić wynagrodzenie pracownikowi.
Prawo do wglądu
Ewidencja czasu pracy jest kluczowym dokumentem, na podstawie którego oblicza się wynagrodzenie oraz wysokość przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy na każde żądanie pracownika.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Zgodnie z art. 94 pkt. 9b Kodeksu Pracy, ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony. Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy może skutkować nałożeniem grzywny od 1 000 do 30 000 zł.
Podsumowanie
Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest kluczowe dla rozliczenia wynagrodzenia pracowników i zgodności z przepisami prawa. Ewidencja ta powinna zawierać szczegółowe informacje dotyczące czasu pracy, dyżurów, dni wolnych oraz nieobecności. Pracodawcy mają możliwość wyboru formy prowadzenia ewidencji – papierowej lub elektronicznej, z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Pamiętajmy, że niewłaściwe prowadzenie ewidencji może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
