Zadatek i zaliczka to dwie formy zabezpieczenia umowy, ale różnią się między sobą w pewnych aspektach prawnych i praktycznych. Korzystając z usług branży kosmetycznej, często przy zamawianiu usługi klient wpłaca zaliczkę lub zadatek. Te dwie formy wpłaty różnią się od siebie, a ich skutki prawne są odmienne. Warto zrozumieć różnice między nimi, aby uniknąć nieporozumień.
Zadatek – definicja
Zadatek został zdefiniowany w art. 394 Kodeksu Cywilnego jako suma pieniężna lub rzecz dana przy zawarciu umowy. Jego celem jest zdyscyplinowanie stron do dotrzymania umowy, stanowiąc zabezpieczenie jej wykonania. Jest to forma odszkodowania za ewentualne niewykonanie umowy.
Skutki zerwania umowy z zadatkiem:
- Strony mogą odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu.
- Jeżeli umowa zostaje rozwiązana za porozumieniem stron, zadatek jest zwracany.
- Po zrealizowaniu umowy zadatek jest wliczany na poczet ceny.
- Jeśli klient (dający zadatek) rozwiąże umowę, zadatek przepada na rzecz usługodawcy.
- Jeśli usługodawca rozwiąże umowę, musi zwrócić zadatek w podwójnej wysokości.
Zaliczka – definicja
Instytucja zaliczki nie została jednoznacznie zdefiniowana w przepisach prawa. Zaliczka stanowi świadczenie pieniężne na poczet ceny lub wynagrodzenia. W przypadku niedojścia umowy do skutku lub odstąpienia od niej, kwota zaliczki staje się świadczeniem nienależnym (art. 410 § 2 k.c.) i podlega zwrotowi.
Zaliczka nie zabezpiecza umowy w takim stopniu jak zadatek. W przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron, zaliczka jest zwracana w tej samej wysokości. Strony mogą postanowić inaczej, nadając zaliczce cechy zadatku lub kaucji.
Zadatek i zaliczka – skutki podatkowe
Podatek Dochodowy: Zadatek lub zaliczka nie stanowią przychodu do momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Księguje się je jako przychód po sfinalizowaniu umowy na podstawie faktury końcowej.
Podatek VAT: Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki lub zadatku. Otrzymana kwota stanowi kwotę brutto, a zawarty w niej VAT oblicza się metodą „w stu”. Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, podatnik wystawia fakturę końcową, korygując kwoty o wartości zaliczki lub zadatku.
Wyjątek: Gdy płatność z góry jest pełną zapłatą za towar/usługę, obowiązek podatkowy powstaje w dacie jej otrzymania zarówno w podatku dochodowym, jak i VAT. Często dotyczy to sprzedaży wysyłkowej.
Zadatek i zaliczka na kasie fiskalnej – kiedy i jak je ująć?
Dla wielu przedsiębiorców problemem jest moment ujęcia zaliczki, kiedy ją otrzymują na poczet przyszłej dostawy towarów bądź usługi. Zgodnie z artykułem 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług powstaje z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Tym samym sprzedaż należy zarejestrować na kasie fiskalnej.
Jeśli natomiast przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (np. zaliczkę, zadatek, przedpłatę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT).
Przykład Ujęcia Zaliczki na Kasie Fiskalnej
Jeżeli przedsiębiorca otrzyma zaliczkę na konto bankowe 31.11.2023 r., ale zauważy to dopiero 01.12.2023 r., nie może zarejestrować transakcji z datą wsteczną. W takiej sytuacji wartość zaliczki należy niezwłocznie ująć na kasie fiskalnej w dniu, w którym przedsiębiorca dowiedział się o wpływie na konto (czyli 01.12.2023 r.).
Jednakże, wpływ na konto powinien być faktycznie ujęty w miesiącu powstania obowiązku podatkowego (11/2023). Należy dokonać przeksięgowania transakcji do odpowiedniego okresu. Z raportu okresowego za grudzień odjąć wartość zaliczki, aby uniknąć podwójnego opodatkowania tej samej czynności. Wpłacona zaliczka wpływa na Twój podatek VAT. Nie uwzględniasz jej jednak w podatku dochodowym w momencie otrzymania. Rozliczasz ją dopiero w momencie realizacji transakcji.
Przykład 1:
Na konto bankowe przedsiębiorcy wpłynęła zaliczka w wysokości 500 zł wpłacona przez osobę fizyczną 31.12.2023 r. Przedsiębiorca zauważył to 02.01.2024 r. Otrzymaną zaliczkę należy niezwłocznie nabić na kasę. W raportach okresowych należy uwzględnić wartość zaliczki w odpowiednich miesiącach: powiększając raport za grudzień 2023 i pomniejszając raport za styczeń 2024, aby uniknąć podwójnego opodatkowania.
Podsumowanie
W zawartej umowie powinieneś jednoznacznie określić, czy wpłacona kwota jest zadatkiem, czy zaliczką. W przypadku braku takiego zastrzeżenia, kwota będzie traktowana jako zaliczka.
Zadatek jest bezzwrotny, jeśli klient odwoła wizytę lub nie pojawi się na niej. Natomiast, jeśli odwołasz wizytę jako usługodawca, jesteś zobowiązany do zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. W branży kosmetycznej często proponuje się zamianę usługi na inną lub przelanie kwoty na kartę podarunkową, co zależy od wewnętrznych regulacji usługodawcy oraz postanowień umownych.
Zaliczki nie należy traktować jako odrębnej części podlegającej opodatkowaniu. Jest ona ściśle związana z dostawą towaru lub wykonaniem usługi, na którą została wpłacona. Ustawodawca jedynie określił inny moment powstania obowiązku podatkowego w porównaniu do sprzedaży bez zaliczek.
